Le numérique est un levier considérable pour accéder aux services. L’ADRETS travaille sur ces relations entre Services au public et numérique depuis de nombreuses années.

La visio-communication fait partie de ses sujets d’études. Cette technologie dispose d’un formidable potentiel pour réduire voire supprimer les distances, et ainsi apporter des services dans les territoires ruraux de montagne (dont l’enclavement et les difficultés de déplacements ne sont plus à prouver).

Malgré ce potentiel, les usages de la visio-communication impulsés par les territoires se développent à pas mesurés. Voyons de plus près sont intérêt et comment s’en servir.

Au delà des services rendus au public directement, la visio-communication connaît également un succès grandissant pour le travail interne aux structures ou pour le travail en réseau entre partenaires.

« La visio permet d’avoir le choix de se déplacer ou non »

Lorsque les réticences de départ sont désamorcées, la visio-communication devient vite une habitude de travail, tant les économies de déplacement qu’elle permet surpassent largement la perte d’interactivité humaine.

« Je n’ai pas envie de ne parler qu’à un ordinateur ! »

Cette position est malheureusement fréquente mais totalement erronée. La visiocommunication est un outil qui permet d’avoir le choix de se déplacer ou non. Elle ne supprime pas le contact humain. Certains déplacements restent évidemment souhaitables et le contact humain est irremplaçable. La visiocommunication permet donc d’alterner entre des rencontres physiques et des rencontres virtuelles.

L’intérêt de la visiocommunication réside dans le fait qu’elle permet d’avoir des réunions efficaces, économiques et écoresponsables ! Mais elle n’est pas non plus le mode de rencontre toujours adéquate. Le croisement de trois facteurs, la durée de la réunion, le nombre des participants ainsi que leur localisation géographique, est décisif pour déterminer le mode d’organisation d’une réunion :

  • Durée de la réunion : Plus une réunion est longue, plus le choix se portera sur le présentiel.
    • Pour une réunion ou des séminaires se portant sur 1-2-3 jours, on préférera le présentiel.
    • Pour une réunion de 1-3h, on pourra privilégier la visiocommunication.
  • Localisation géographique des participants et des intervenants : ce point est essentiel dans la détermination du mode de réunion. Le choix du lieu doit avantager la majorité des participants et permettre de décider si la visiocommunication est adaptée à la situation. Une réunion en visiocommunication permet aussi aux participants ou intervenants très éloignés de pouvoir assister à la réunion sans obligatoirement se déplacer.
  • Le nombre de participants : un grand nombre de participants impose des conditions techniques de visio-communication plus contraignantes.

La réunion peut aussi être hybride ! En présentiel pour les personnes les plus proches ET en visio pour les personnes les plus éloignées. Dans ce cas là, l’organisateur de la réunion s’assure de trouver la salle adéquate qui permettra de combiner les deux.

Maintenant, à vous de juger en fonction de ces trois facteurs, de l’importance et de la nature de la réunion en visiocommunication.


 

Vous trouverez ci-dessous deux guides :

  • Un guide d’animation : Un manuel pratique pour bien préparer et mener une réunion en visiocommunication

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  • Un guide d’équipement selon les usages (seul, en groupe de 10, ou même plus !) : Manuel pratique sur les usages de la visiocommunication et recommandations d’Équipement

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